Contratos con Proveedores – Lo que los Propietarios de Empresas Pequeñas Necesitan Saber
Los 6 componentes comunes de los contratos de suministro y servicio
Nota del editor: este artículo es la parte IV de una serie sobre contratos. Piezas anteriores de esta serie:
Parte I: Contratos para empresas pequeñas, una perspectiva diferente
Parte II: Contratos Parte II: Sentando las bases
Parte III: Contractos Parte III: El papel de la legalidad en la redacción de contratos
Uno de los primeros esfuerzos de todos los startups es asegurar que, junto a los vendedores, cuentan con una fuente fiable de suministro de bienes y/o servicios.
Hay una cantidad numerosa de tipos de contratos de suministro y servicio distintos, cuyas condiciones pueden verse afectadas por, entre otras cosas, el tamaño de la empresa y los requisitos de su industria, pero hay una serie de cuestiones comunes que surgen en relación a la negociación de estos tipos de acuerdos.
Aquí hay 6 componentes comunes de los contratos de suministro y servicio:
- Objetivo del servicio o descripción del producto
La primera pregunta a afrontar es qué servicio y/o producto está implicado. Los servicios que el proveedor ofrece al margen del objetivo definido por el convenio regulador pueden justificar que se retengan los pagos del proveedor.
Sin embargo, puede que ni siquiera la concreción en los servicios definidos evite cambios en las circunstancias que lleven a la ampliación de actividades. Por ejemplo, los servicios como mantenimiento pueden terminar ampliándose a reconstrucción y reparación de servicios; una ampliación que puede convertirse en fuente de controversia.
Un enfoque para afrontar este problema es añadir una disposición de «orden de modificación» clarificadora que permita que se amplíe el objetivo de los servicios como respuesta a circunstancias no previstas, después de que se haya comunicado y se tenga permiso del cliente.
- Hora, forma y lugar de ejecución
Un contrato de suministro o servicio debería expresar la hora, lugar y forma en relación con la provisión de servicios o suministro del producto.
Los contratos de suministro, en concreto los referidos a productos importados desde fuera de EE. UU., pueden incluir términos internacionales de comercio («incoterms»), como FBO (franco a bordo), FCA (francotransportista), etc. que definen un rango de términos de transacciones como la forma y lugar de la entrega, qué parte deberá asumir los costes y derechos aduaneros, y el momento en el que el riesgo de pérdida pasa.
Si no se utilizan Incoterms en un contrato de suministros, entonces las cuestiones que suelen cubrirse con estos términos deberán definirse específicamente en el contrato.
Los contratos de servicio deberían especificar cómo se va a llevar a cabo el servicio y clarificar los estándares de calidad que deben cumplirse antes de autorizar el pago.
Las partes también deberían entender que además de los términos y condiciones establecidos en el propio contrato, hay una base jurídica subyacente que puede aportar términos faltantes o clarificar existentes.
Por ejemplo, la ley de cada estado tiene en cuenta el Código de Comercio de los Estados Unidos diseñado para regir los contratos de venta de productos. También existe la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías que rige los contratos internacionales de venta de bienes.
Las partes pueden convenir expresamente en que estos órganos de gobierno no dirijan, pero deberán entonces ofrecer sus propias normas legales.
- Compensación
Las partes deberán de ser claras la una con la otra en cuanto a cuál será el precio del producto o servicio y anticiparse; y, en caso necesario, cómo ese término puede modificarse para lidiar con cambios sustanciales como un aumento significativo en el precio de las materias primas.
- Declaraciones y garantías
Una declaración es una exposición de hechos de una parte a otra para inducir a una relación contractual. Por ejemplo, el comprador muestra que tiene los recursos financieros para adquirir el producto a los términos acordados.
Una garantía es una exposición de hechos de una parte a otra para establecer que cuando se finaliza la fecha del contrato, existen ciertos datos fundacionales que son ciertos. Por ejemplo, las garantías de que los estados financieros (que evidencian recursos financieros) fueron auditados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
- Supuestos de fuerza mayor
Los supuestos de fuerza mayor, a veces denominados casos fortuitos, establecen que si un evento al margen de ambas partes impide que una de las partes cumpla con sus obligaciones contractuales dicho fallo no constituya un incumplimiento de contrato.
Un riesgo común asociado con los contratos de servicio es que el proveedor cese su actividad. Ese tipo de situaciones no están reflejadas en los supuestos de fuerza mayor, que se restringen a la disrupción de las actividades de una parte ocasionadas por situaciones más allá de su control. Sin embargo, la insolvencia de un proveedor puede violar las declaraciones que se hicieron al cliente con relación a la situación financiera del proveedor.
- Disposiciones para impago y resolución de disputas
Un acuerdo debería definir qué es lo que constituye un impago (también denominado incumplimiento) y establecer algunas oportunidades de rectificación.
Cuando se sucede un impago que no es rectificado, o no es susceptible de rectificación, puede que las partes necesiten guía para resolver la disputa resultante. Generalmente, hay dos mecanismos de resolución de conflictos, el sometimiento al arbitraje y el litigio en un tribunal judicial. Cada rumbo presenta una serie de características que discutiremos en profundidad en un artículo independiente.
Las partes también deberían considerar qué ley debería aplicarse ya que esto podía repercutir significativamente sobre la manera en la que un legislador resuelva una controversia.
En nuestro próximo artículo, examinaremos cláusulas comunes estandarizadas que se encuentran en prácticamente todos los contratos y su significado.
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